Waarom ik geen todo-lijst meer gebruik
Een realistische manier van plannen. Zonder schuldgevoel, met rust 🗓️
Hi allemaal, na de feestelijkheden van vorige week – waarin ik veertig dingen deelde die ik in veertig jaar leerde – heb ik deze vrijdag een praktische aflevering voor jullie. Wellicht over een probleem dat jullie ook bekend voor komt.
Ik ben namelijk altijd te optimistisch over wat ik in een week kan bereiken.
Daardoor lukte het me nooit om al mijn voorgenomen todo’s af te ronden. Hoe hard ik ook werkte, mijn takenlijst bleek altijd te lang. Aan het einde van de week zat ik met een schuldgevoel.
Daarom besloot ik bij wijze van experiment te stoppen met het bijhouden van een takenlijst. Want waarom zou je doorgaan met iets dat je ongelukkig maakt?
Dit schreef ik erover in mijn terugblik op 2025:
📍 Dit jaar stopte ik met het gebruiken van een todo-lijst. In plaats daarvan zet ik alles wat ik wil doen direct in mijn agenda. Daardoor zie ik ook meteen of het realistisch is wat ik van plan ben. Het geeft ook rust dat ik in drukke tijden alleen maar mijn agenda hoef te volgen.
Dat riep meteen allerlei vervolgvragen bij jullie op, zo schreef Guido Tierolf het volgende:
Daarom dacht ik: laat ik er eens een hele nieuwsbrief aan wijden. In de hoop dat jullie er ook iets aan hebben! Here goes:
Waarom werkt een agenda beter dan een takenlijst?
Een takenlijst is een wensdroom zonder einde, realiteitszin heeft er geen vat op. Je hebt maar beperkt de tijd, maar een takenlijst suggereert dat je tijd onbeperkt is. Je kan er straffeloos nieuwe taken aan blijven toevoegen. Hoewel, helemaal straffeloos is het niet, want ik had dus altijd een knagend schuldgevoel over al die taken waar ik nooit aan toekwam.
Maar door taken direct in de agenda te zetten, zie ik of het realistisch is, en of ik niet te druk ben. Als de week volloopt, nodigt dat uit tot scherpere keuzes. Bovendien herinnert het me te accepteren dat je niet alles in het leven kunt doen en sommige dingen bewust moet laten verslonzen. In mijn boek Intentioneel leven ga ik daar verder op in.
Daarnaast geeft het volgen van een agenda me rust in drukkere tijden. Als ik gewoon doe wat ik ingepland heb, komt het goed. Een takenlijst biedt die overzichtelijkheid niet.
Ik krijg ook nog eens meer voor elkaar, omdat de drempel om te beginnen lager is: ik hoef immers niet een taak te kiezen uit een lange lijst.
Hoe werkt deze aanpak?
Als ik een taak bedenk of krijg, plan ik deze direct in mijn agenda in. Bijvoorbeeld als er na een vergadering actiepunten aan me zijn toegewezen. Of als ik mijn e-mail verwerk en het beantwoorden van een mail langer dan twee minuten kost.
Als ik de taak in mijn agenda zet, maak ik een conservatieve inschatting van hoe lang ik ervoor nodig denk te hebben. Hoe vaker ik dit doe, hoe beter me het lukt om de juiste duur in te schatten (pro-tip: pas achteraf het agenda-item aan met de werkelijke tijdsduur. Zo krijg je inzicht in of je schattingen kloppen).
Ik laat aan de collega of relatie die op me wacht weten op welke dag ik aan de taak werk. Als ik er niet aan toekom, stuur ik hen de nieuwe datum door.
Ik zorg ervoor dat ik een kwart van de dag open laat voor onverwachte dingen.
Is deze aanpak niet veel te rigide?
In de week tussen kerst en oudjaar kwam ik een wijs advies van zenboeddhist Paul Loomans tegen. Uit The New Yorker, voor het leesgemak vertaald:
Loomans stelt dat we, in plaats van “onze taken met ons hoofd te managen,” beter intuïtief en ad hoc kunnen bepalen wat we als volgende doen. Hij merkt op dat de moeilijkheid van een taak sterk afhankelijk is van de toestand van je lichaam en geest op het moment dat je die uitvoert. Zo kun je bijvoorbeeld een hele dag besteden aan het vergeefs proberen schrijven van de inleiding van een rapport, maar dan de volgende ochtend ineens vooruitgang boeken omdat je uitgerust bent en de inspiratie toeslaat. Een confronterend telefoontje kan een heel andere wending krijgen als je het voert terwijl je je neerslachtig voelt, vergeleken met wanneer je barst van de adrenaline na een workout. Je rommelkamer opruimen kan dagen duren, of slechts een paar uur als je overvallen wordt door een ‘aanpakkers’-stemming. Vanuit dit perspectief slaat het weinig zin om van tevoren te bepalen dat je een specifieke taak op een bepaald moment gaat doen. Je kunt beter doen waar je op dat moment zin in hebt, want dan doe je het waarschijnlijk effectiever.
Staat deze agendamethode niet lijnrecht tegenover zijn advies?
Ik denk het niet.
Ten eerste ben ik het niet honderd procent met Loomans eens. Wij mensen hebben de evolutionaire neiging om betekenisvolle taken uit te stellen, omdat ze uitdagend zijn en dus energie kosten. Die neiging was relevant toen we nog moesten jagen op ons voedsel, maar in tijden van de Appie werkt dit beschermingsmechanisme ons tegen. Daar komt ons uitstelgedrag deels vandaan (vindt je dit interessant? Lees dan mijn interview met een neuropsycholoog hierover).
Om niet in die val te trappen, maak ik altijd een beginnetje aan een taak. Ook al lijk ik er niet voor in de stemming. Acht van de tien keer kom ik dan gewoon lekker op gang en maak ik de taak af.
Maar als ik merk dat m’n kop er echt niet naar staat – bijvoorbeeld omdat ik te moe ben – verplaats ik de taak naar een ander moment in mijn agenda. Als ik een taak wekenlang voor me uit blijf schuiven, stel ik mezelf nog eens kritisch de vraag of ik dit wel echt iets is wat ik wil doen.
En andersom: als ik ‘s morgens zin heb om te schrijven maar er staat een leesblok in mijn agenda, verschuif ik a la Loomans het leesblok naar een later moment en ga ik lekker tikken.
Gebruik je dan helemaal geen todo-lijst meer?
Als ik onderweg ben, dump ik het in de inbox van mijn todo-programma (don’t call it a todo list!). Dan is de taak uit mijn hoofd en heb ik geen last van het Zeigarnik-effect. Deze lijst bepaalt dus niet mijn prioriteiten, het is slechts een vergaarbak. In mijn wekelijkse terugblik heb ik de volgende checkvraag:
Dan besluit ik eerst of ik de taak nog steeds relevant vind. Als dat zo is, plan ik de taak in.
Daarnaast heb ik een een geautomatiseerde todo-lijst die me herinnert aan terugkerende onderhoudstaken. Zoals het verversen van de waterfilter van de katten. Dat zijn reminders van klusjes die ik óf direct kan doen, of, als ze groter zijn, in mijn agenda kan inplannen. In dit artikel vertel ik hoe dit soort reminders voor rust kunnen zorgen.
Maar belangrijker is wat ik niet meer doe: een oneindige takenlijst mijn prioriteiten laten bepalen. Mijn agenda is nu een realistische weergave van mijn prioriteiten. Daardoor heb ik beter overzicht, maak ik slimmere keuzes, ervaar ik meer rust, géén schuldgevoel én krijg ik meer gedaan.
Ik moedig jullie van harte aan het ook eens uit te proberen!